Evernote para gestionar tarjetas de presentación

Evernote es un software que le ayudará a resolver más de un problema. Este software sirve para capturar información y hacerla accesible y lista para búsquedas. Con Evernote se pueden crear nuevas notas de texto y además copiar y pegar desde practicamente cualquier aplicación. Las notas son indexadas y posteriormente se pueden realizar búsquedas sobre ellas. Lo interesante es que también son sincronizadas en los servidores de evernote y posteriormente serán accesibles en la web a través de cualquier computadora o dispositivo conectado a internet, incluyendo teléfonos celulares y específicamente el iPhone.

Estas características no son diferentes a otras herramientas para tomar notas, como Google Notebook. Lo que hace especialmente inovador es que las imágenes, como pueden ser fotografías, ilustraciones o scans, son procesadas para reconocer textos, incluyendo escritos a mano, que a su vez son indexados y disponibles para búsqueda, lo mismo en el escritorio que en la web. Esta característica se extiende más allá de Evernote y se puede buscar un texto en una imagen específica a través de un buscador de escritorio, como Google Desktop.

Una aplicación práctica de este software que me ha sido de especial utilidad es organizar tarjetas de presentación. Simplemente hay que escanear o tomar una foto de ellas y procesarlas con Evernote. De esta manera la información impresa de sus contactos estará disponible para búsqueda en cualquier lugar. Con este ejemplo, Evernote puede sustituir dos soluciones previas para esta tarea: un escaner para tarjetas de presentación y un gestor en línea de tarjetas de visita virtuales.


En el video usé una foto en blanco y negro para reducir el tamaño final del archivo de video, pero funciona de la misma manera con una foto a color de mayor resolución.

Motores de búsqueda para computadoras personales

Los motores de búsqueda han revolucionado la manera de trabajar en Internet al organizar la información disponible y estructurarla de manera que sea accesible. Se han convertido en la columna vertebral de la Web al organizar información proveniente de millones de fuentes en decenas de formatos diferentes.

En contraste, en el escritorio las cosas se tornan difíciles pues según algunas fuentes, hasta el 80% de la información en las computadoras personales no está organizada. Hasta muy recientemente, los sistemas operativos no ofrecían más facilidades para encontrar archivos que por su nombre y por cadenas de texto en su contenido. No había manera de encontrar imágenes por su contexto o de buscar información dentro de archivos binarios; a menos que el formato viniera del mismo fabricante del Sistema operativo. Este mismo problema se extiende a las organizaciones, pues en muchos de los casos no hay un sistema o políticas que definan la manera de almacenar, organizar y encontrar la información. Existe información duplicada, falta de coordinación entre departamentos o unidades de negocio que pueden trabajar con versiones diferentes o contradictorias del mismo documento, información inaccesible, burocracia, información confidencial que se filtra al exterior, y demás problemas.

Para ayudar a organizar y hacer accesible la información en las computadoras personales, existen motores de búsqueda para el escritorio (Desktop Search). Estos programas permiten indexar los archivos en el equipo para su posterior búsqueda. Su alcance puede ser local (sólo dentro el equipo de cómputo), organizacional (permiten encontrar archivos dentro de una red local u organización) o global (permiten encontrar un documento en un equipo específico desde un equipo remoto). También es posible que se interconecten con otras herramientas de Business Intelligence para buscar dentro de repositorios o bases de datos a donde el usuario tenga permisos.

La búsqueda en el escritorio funciona de la siguiente manera:

• El motor de búsqueda explora el sistema de archivos, generalmente en periodos de inactividad, e indexa los documentos que encuentra. También indexa los archivos nuevos o modificados.
• De estos archivos; guarda su nombre y ruta de acceso; extrae metadatos como el nombre del autor, el idioma o comentarios; filtra el contenido, de manera que pueda extraer e indexar los datos en un formato uniforme y compatible con los datos provenientes de otros tipos de archivos diferentes e incompatibles en su formato original

Las últimas versiones de los sistemas operativos vienen ya con algún tipo de búsqueda local como Windows Search en Windows Vista, SpotLight en Mac OS X Tiger, o Tracker en Ubuntu Linux. También puede ser una aplicación que se instale por separado, como en el caso de Google Desktop.