Cambiando Paradigmas: Gestión de Documentos ofimáticos

En estos días todavía muchas empresas administran sus procesos utilizando los tradicionales documentos ofimáticos (procesadores de texto, hojas de cálculo, presentaciones). Esta manera de trabajar presenta algunos inconvenientes como:

• Duplicidad. Diversas personas almacenan, manejan y editan el mismo documento
• Inconsistencia. Los usuarios hacen modificaciones en diferentes versiones del mismo documento.
• Incompatibilidad. Un mismo documento puede ser incompatible entre suites ofimáticas libres y propietarias así como entre diverentes versiones de un mismo software.
• Un archivo dañado puede ser difícil de recuperar.
• No hay un control de versiones de los documentos.
• No hay un repositorio central de documentos.
• No hay niveles de acceso o permisos para acceder a los documentos.

Muchos de estos inconvenientes en el manejo de documentos pueden resolverse facilmente con un sistema EDRM. Los procesos pueden modificarse para no depender de este tipo de archivos implementando por ejemplo un sistema de Administración de la Cadena de Suministro. Pero es posible que una compañía no tenga la necesidad, el dinero o los recursos humanos para implementar un sistema más complejo. En este caso existen alternativas para administrar documentos algunas de ellas son:

Google Documents. Es una suite ofimática basada en plataforma AJAX, por lo que trabaja en el navegador web y no se tiene que descargar o instalar en la computadora. Esta suite permite crear y editar archivos de texto, hojas de cálculo y presentaciones, exportarlos a diferentes formatos y descargarlos. También permite a otros usuarios editar los mismos archivos, por lo que se tiene un control básico de versiones y permisos de acceso. Por último también permite publicar los documentos para que estén disponibles a cualquier usuario a través de una URL.

Scribd. Es una red social que permite compartir documentos en diversos formatos. La característica más importante es la capacidad de esta herramienta de convertir un documento a múltiples formatos, como texto plano, html, documento de texto, archivo PDF o archivo MP3. Los documentos que se suban a Scribd no son editables, pero son fáciles de distribuir a trvés de la dirección electrónica (URL) o insertándolos en una página web a través de un reproductor flash.

Docstoc. Sitio similar a Scribd, pero orientado a documentos profesionales como plantillas, formularios, contratos, etc. Las categorías son más rígidas y los documentos no son convertidos a múltiples formatos, sino que conservan su formato original como documento de texto, presentación, etc. Al igual que Scribd, los documentos pueden compartirse usando un reproductor flash con el código obtenido en la página del documento.

Edocr. Otro sitio similar a Scribd o Docstoc. La diferencia es que este sitio solamente admite documentos de texto (.doc) y archivos .pdf. Al igual que los otros, los documentos se pueden compartir usando el código para reproductor flash.

EDRM

EDRM son las siglas en inglés para Electronic Document and Records Management, es decir; Sistema de administración de documentos y registros electrónicos.

Este tipo de software sirve para administrar documentos electrónicos a lo largo de todo su proceso de vida. La vida de un documento se divide en dos etapas. La primera etapa consiste en la creación, modificaciones y revisiones hasta el momento en que es publicado. Durante esta etapa un documento es considerado work-in-progress.

Una vez que el documento es publicado, se convierte en un registro (record). En esta etapa, el documento es archivado con propósitos históricos o legales y es protegido debidamente contra modificaciones. Este documento se conserva hasta que algún evento (como que ya no sea requerida por la ley su conservación) permite destruirlo o aplicarle cualquier otra política de la empresa.

Las empresas comercializadoras de este tipo de soluciones destacan entre sus ventajas, el ahorro en papel, impresiones y archivos; además del hecho de evitar la duplicidad y posibles pérdidas de información que representa manejar documentos impresos. Sin embargo, las ventajas de un EDRM van mucho más allá.

En primer lugar, el hecho de poder administrar todo tipo de documentos de diferentes áreas y en diferentes formatos desde un repositorio central puede acelerar la creación y eficiencia de reportes. La clasificación o indexación de la información permite tomar mejores decisiones al tener disponible en todo momento información especifica actualizada.

Por otra parte, la información puede compartirse, a través de diferentes niveles de privilegios y permisos, con socios o colaboradores externos de la organización. De esta manera se puede crear una cadena de suministro de la información que puede enlazar eficientemente a diversas entidades dispares del negocio.