EDRM

EDRM son las siglas en inglés para Electronic Document and Records Management, es decir; Sistema de administración de documentos y registros electrónicos.

Este tipo de software sirve para administrar documentos electrónicos a lo largo de todo su proceso de vida. La vida de un documento se divide en dos etapas. La primera etapa consiste en la creación, modificaciones y revisiones hasta el momento en que es publicado. Durante esta etapa un documento es considerado work-in-progress.

Una vez que el documento es publicado, se convierte en un registro (record). En esta etapa, el documento es archivado con propósitos históricos o legales y es protegido debidamente contra modificaciones. Este documento se conserva hasta que algún evento (como que ya no sea requerida por la ley su conservación) permite destruirlo o aplicarle cualquier otra política de la empresa.

Las empresas comercializadoras de este tipo de soluciones destacan entre sus ventajas, el ahorro en papel, impresiones y archivos; además del hecho de evitar la duplicidad y posibles pérdidas de información que representa manejar documentos impresos. Sin embargo, las ventajas de un EDRM van mucho más allá.

En primer lugar, el hecho de poder administrar todo tipo de documentos de diferentes áreas y en diferentes formatos desde un repositorio central puede acelerar la creación y eficiencia de reportes. La clasificación o indexación de la información permite tomar mejores decisiones al tener disponible en todo momento información especifica actualizada.

Por otra parte, la información puede compartirse, a través de diferentes niveles de privilegios y permisos, con socios o colaboradores externos de la organización. De esta manera se puede crear una cadena de suministro de la información que puede enlazar eficientemente a diversas entidades dispares del negocio.