Evernote para gestionar tarjetas de presentación

Evernote es un software que le ayudará a resolver más de un problema. Este software sirve para capturar información y hacerla accesible y lista para búsquedas. Con Evernote se pueden crear nuevas notas de texto y además copiar y pegar desde practicamente cualquier aplicación. Las notas son indexadas y posteriormente se pueden realizar búsquedas sobre ellas. Lo interesante es que también son sincronizadas en los servidores de evernote y posteriormente serán accesibles en la web a través de cualquier computadora o dispositivo conectado a internet, incluyendo teléfonos celulares y específicamente el iPhone.

Estas características no son diferentes a otras herramientas para tomar notas, como Google Notebook. Lo que hace especialmente inovador es que las imágenes, como pueden ser fotografías, ilustraciones o scans, son procesadas para reconocer textos, incluyendo escritos a mano, que a su vez son indexados y disponibles para búsqueda, lo mismo en el escritorio que en la web. Esta característica se extiende más allá de Evernote y se puede buscar un texto en una imagen específica a través de un buscador de escritorio, como Google Desktop.

Una aplicación práctica de este software que me ha sido de especial utilidad es organizar tarjetas de presentación. Simplemente hay que escanear o tomar una foto de ellas y procesarlas con Evernote. De esta manera la información impresa de sus contactos estará disponible para búsqueda en cualquier lugar. Con este ejemplo, Evernote puede sustituir dos soluciones previas para esta tarea: un escaner para tarjetas de presentación y un gestor en línea de tarjetas de visita virtuales.


En el video usé una foto en blanco y negro para reducir el tamaño final del archivo de video, pero funciona de la misma manera con una foto a color de mayor resolución.

Motores de búsqueda para computadoras personales

Los motores de búsqueda han revolucionado la manera de trabajar en Internet al organizar la información disponible y estructurarla de manera que sea accesible. Se han convertido en la columna vertebral de la Web al organizar información proveniente de millones de fuentes en decenas de formatos diferentes.

En contraste, en el escritorio las cosas se tornan difíciles pues según algunas fuentes, hasta el 80% de la información en las computadoras personales no está organizada. Hasta muy recientemente, los sistemas operativos no ofrecían más facilidades para encontrar archivos que por su nombre y por cadenas de texto en su contenido. No había manera de encontrar imágenes por su contexto o de buscar información dentro de archivos binarios; a menos que el formato viniera del mismo fabricante del Sistema operativo. Este mismo problema se extiende a las organizaciones, pues en muchos de los casos no hay un sistema o políticas que definan la manera de almacenar, organizar y encontrar la información. Existe información duplicada, falta de coordinación entre departamentos o unidades de negocio que pueden trabajar con versiones diferentes o contradictorias del mismo documento, información inaccesible, burocracia, información confidencial que se filtra al exterior, y demás problemas.

Para ayudar a organizar y hacer accesible la información en las computadoras personales, existen motores de búsqueda para el escritorio (Desktop Search). Estos programas permiten indexar los archivos en el equipo para su posterior búsqueda. Su alcance puede ser local (sólo dentro el equipo de cómputo), organizacional (permiten encontrar archivos dentro de una red local u organización) o global (permiten encontrar un documento en un equipo específico desde un equipo remoto). También es posible que se interconecten con otras herramientas de Business Intelligence para buscar dentro de repositorios o bases de datos a donde el usuario tenga permisos.

La búsqueda en el escritorio funciona de la siguiente manera:

• El motor de búsqueda explora el sistema de archivos, generalmente en periodos de inactividad, e indexa los documentos que encuentra. También indexa los archivos nuevos o modificados.
• De estos archivos; guarda su nombre y ruta de acceso; extrae metadatos como el nombre del autor, el idioma o comentarios; filtra el contenido, de manera que pueda extraer e indexar los datos en un formato uniforme y compatible con los datos provenientes de otros tipos de archivos diferentes e incompatibles en su formato original

Las últimas versiones de los sistemas operativos vienen ya con algún tipo de búsqueda local como Windows Search en Windows Vista, SpotLight en Mac OS X Tiger, o Tracker en Ubuntu Linux. También puede ser una aplicación que se instale por separado, como en el caso de Google Desktop.

Twitter

Tal vez el sitio web estrella en 2008 es Twitter.com. La idea detrás es simple, es cubrir la brecha entre mensajería instantánea y los blogs. Este concepto se conoce como microblog. En Twitter un usuario registrado escribe pequeñas actualizaciones de no más de 140 caracteres para contestar la pregunta ¿Qué estás haciendo? (What are you doing?). Sólo puede incluir texto plano y URLs. Estas actualizaciones son publicadas automáticamente en su perfil. El mío es http://twitter.com/danalonso.

Un usuario en Twitter puede seguir (follow) y ser seguido por otros usuarios y estar al tanto de lo que hacen automáticamente. Gracias a esta cualidad se crean redes de contactos con intereses en común. Twitter además ofrece una poderosa API para realizar estas actividades programaticamente. De esta manera se abre la puerta a una extensa gama de posibilidades que permiten usar Twitter como un programa instalado en la computadora del usuario, como una aplicación movil, conectado a un blog, o servicio web, integrado en dashboards o mashups, y un largo etcétera.

Twitter es increíblemente simple y fácil de usar, como Google. Al igual que en Google, la interfaz consiste únicamente en un cuadro de texto y un botón (aunque las funciones son muy distintas). Esta simplicidad puede ocasionar que sea subestimado y poco comprendido por algunas personas como una aplicación útil. Sin embargo, la cantidad de aplicaciones que se pueden construir sobre esta plataforma crece y va en aumento.

La característica que distingue a Twitter como una herramienta y como un juguete es el alcance viral que puede lograr. Como en un blog, contenido original, fresco, interesante y relevante consigue suscriptores, que a su vez comparten dicho recurso con sus conocidos. Twitter es por tanto una herramienta con un amplio potencial para la distribución viral de contenidos. Como tal, debe ser tomada en cuenta como estrategia de negocios.

Permítanme compartir un documento de Geekpreneur que enseña a promover negocios

A geek’s Guide To Promoting Yourself and Your Online Business in 140 Characters or Less with Twitter - Upload a Document to Scribd

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La Web 2.0 en México

Quiero compartir rapidamente un par de enlaces:

• Un podcast de Alt1040 donde entrevistan a Andrés Bianciotto, quien opina que aunque hay algunas incursiones mexicanas en el mercado Web 2.0, desde entonces en realidad no ha pasado nada en México en este aspecto.
• Por otro lado, la opinión de Jonathan Álvarez de la revista electrónica HighEnd: Tech&Style, quien opina lo contrario.

Mashups

Un Mashup es una aplicación web que combina información de dos o más fuentes diferentes para crear una nueva aplicación diferente de las anteriores.

La información puede venir de múltiples fuentes, como feeds RSS, o de diversos servicios Web que cuenten con una interface pública (API) para conectarse a ellos y extraer información. Con esta información se pueden crear aplicaciones nuevas y diferentes de las originales. Un ejemplo es integrar Flickr con GoogleMaps para añadir información geográfica a las fotografías o el mapa del crimen de la policía de Chicago.

En cuanto a aplicaciones para comenzar a crear mashups recomiendo: Yahoo! Pipes y Google Mashup Editor.

Cambiando Paradigmas: Gestión de Documentos ofimáticos

En estos días todavía muchas empresas administran sus procesos utilizando los tradicionales documentos ofimáticos (procesadores de texto, hojas de cálculo, presentaciones). Esta manera de trabajar presenta algunos inconvenientes como:

• Duplicidad. Diversas personas almacenan, manejan y editan el mismo documento
• Inconsistencia. Los usuarios hacen modificaciones en diferentes versiones del mismo documento.
• Incompatibilidad. Un mismo documento puede ser incompatible entre suites ofimáticas libres y propietarias así como entre diverentes versiones de un mismo software.
• Un archivo dañado puede ser difícil de recuperar.
• No hay un control de versiones de los documentos.
• No hay un repositorio central de documentos.
• No hay niveles de acceso o permisos para acceder a los documentos.

Muchos de estos inconvenientes en el manejo de documentos pueden resolverse facilmente con un sistema EDRM. Los procesos pueden modificarse para no depender de este tipo de archivos implementando por ejemplo un sistema de Administración de la Cadena de Suministro. Pero es posible que una compañía no tenga la necesidad, el dinero o los recursos humanos para implementar un sistema más complejo. En este caso existen alternativas para administrar documentos algunas de ellas son:

Google Documents. Es una suite ofimática basada en plataforma AJAX, por lo que trabaja en el navegador web y no se tiene que descargar o instalar en la computadora. Esta suite permite crear y editar archivos de texto, hojas de cálculo y presentaciones, exportarlos a diferentes formatos y descargarlos. También permite a otros usuarios editar los mismos archivos, por lo que se tiene un control básico de versiones y permisos de acceso. Por último también permite publicar los documentos para que estén disponibles a cualquier usuario a través de una URL.

Scribd. Es una red social que permite compartir documentos en diversos formatos. La característica más importante es la capacidad de esta herramienta de convertir un documento a múltiples formatos, como texto plano, html, documento de texto, archivo PDF o archivo MP3. Los documentos que se suban a Scribd no son editables, pero son fáciles de distribuir a trvés de la dirección electrónica (URL) o insertándolos en una página web a través de un reproductor flash.

Docstoc. Sitio similar a Scribd, pero orientado a documentos profesionales como plantillas, formularios, contratos, etc. Las categorías son más rígidas y los documentos no son convertidos a múltiples formatos, sino que conservan su formato original como documento de texto, presentación, etc. Al igual que Scribd, los documentos pueden compartirse usando un reproductor flash con el código obtenido en la página del documento.

Edocr. Otro sitio similar a Scribd o Docstoc. La diferencia es que este sitio solamente admite documentos de texto (.doc) y archivos .pdf. Al igual que los otros, los documentos se pueden compartir usando el código para reproductor flash.

¿Reventará la burbuja Web 2.0?

Una vez más las empresas de internet llegan a una situación similar a la vivida entre 1995 y 2001, conocida como "la burbuja de las punto com" (dot-com bubble). Una vez más la red se ve inundada por diferentes empresas que de la noche a la mañana se vuelven populares y en consecuencia reciben amplio financiamiento sin tener necesariamente un modelo de negocios sólido.

En esta segunda burbuja abundan las redes sociales y los sitios que permiten a los usuarios compartir contenidos. Algunos casos representativos pueden ser YouTube, MySpace y Facebook. Estos sitios han alcanzado rapidamente audiencias de millones de usuarios presentándose como oportunidades muy atractivas para publicidad. Esta especulación ha llevado a que estas start-ups hayan sido adquiridas por empresas consolidadas de internet, como Google en el caso deYouTube o eBay en el caso de Skype. Una vez más, al momento de efectuarse estas adquisiciones las empresas adquiridas en la mayoría de los casos no han probado poseer un modelo de negocios sólido o al menos reportado ganancias.

También hay que tomar en consideración que muchos de estos modelos de negocios poco probados han sido copiados o "clonados" por empresas más pequeñas o filiales de empresas más grandes con temor a quedar rezagados, agregando todavía más especulación a la burbuja.

Es natural que en este ambiente tan competitivo sean pocas las empresas que se sobrevivan y se consoliden como los servicios que usaremos dentro de los próximos diez años. La pregunta es qué tan graves serán las consecuencias económicas que produzca la extinción de las compañías que no sobrevivan.

Por otra parte, es de esperar que